浅谈Excel软件在审计实务中的运用
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【摘要】 本文以审计实务为背景,通过介绍Excel与Word软件的衔接、共享工作簿、公式函数和随机数发生器的运用,以实现提高审计工作效率、解决实际困难的目的,达到事半功倍的效果,对于目前的审计实务工作具有一定的参考应用价值。
【关键词】 Excel软件;审计实务运用;公式函数;随机数发生器
谈到Excel软件,大家可能都十分熟悉,因为它是审计工作的好帮手,其使用频率远远超过了其他办公类软件。随着审计工作电算化程度的不断提高,无纸化的办公模式必将成为未来的发展趋势。但仅就目前而言,我们在日常审计工作中经常使用的Excel软件功能通常还局限在加减乘除的简单运算,常使用的也仅是SUM、AVERAGE、IF等一些较为简单的公式函数。笔者将在本文中介绍一些平时使用率相对较少,而一旦掌握后将大幅提高审计工作效率的l功能。
一、Excel与Word软件的超衔接
在出具审计报告时,若需修改word版财务会计报告附注,每位审计工作者一定十分头疼。手工修改既繁琐又容易出错。不但要花费大量时间,还增加了校对的工作量。那么,是否能够在Excel审定数据确定后,就自动生成Word版的财务会计报告附注呢?笔者认为,通过运用Excel的自动运算功能来避免手工计算的错误,同时,通过Excel与Word软件之间建立数据衔接引用,可大幅度地简化财务会计报告附注的修改过程,提高审计的工作效率。其实,自 Microsoft Office 2002版开始,已增加了Excel与Word软件的数据衔接功能。当在Word报告附注中粘贴Excel数据表格时,其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮,只需选中“保留源格式并衔接到Excel”即可。如图1所示。
运用该方法制作的表格,当被选中时,背景色呈灰色。若单击鼠标右键,列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能。通过该“更新衔接”功能,就能实现Excel与Word的数据更新衔接,如图2所示。
系统的默认衔接状态是“自动衔接”到Excel,当Word文件中衔接至Excel的表格较多时,通常打开该文件速度会较慢。上市公司的财务会计报告附注表单信息量往往较大,这一点就显得尤为明显。所以,笔者建议使用“手动衔接”设置(单击鼠标右键,弹出如图2的菜单条,选中“衔接的 工作表 对象”→“衔接…”),弹出“衔接”菜单界面,如图3所示。
我们在“所选衔接的更新方式”中将默认的“自动更新”变更为“手动更新”方式。这样Word文档与Excel文件并非时刻保持数据更新,不必占用 “宝贵”的内存,可提高文档的操作运行速度。
熟练掌握该方法后,除了财务会计报告附注外,尽职调查、资产评估等业务,凡是在Word文档中需要摘抄EXCEL数据的工作都将有其用武之地。目前,实务中出具审计报告的大致工作流程是:编制审计底稿→合并报表→编写审计报告。报告附注中有大量数据,通过采用上述衔接方法后可大幅度地缩短工作时间。同时,Word文档与Excel文件进行衔接的准备工作,可不必安排在审计完成阶段进行,完全可以提前进行准备。通过对现有工作流程的再造,将原先摘抄数据的工作时间前置,不仅提高了审计工作效率,还为紧张的年审工作争取了宝贵的时间。
【关键词】 Excel软件;审计实务运用;公式函数;随机数发生器
谈到Excel软件,大家可能都十分熟悉,因为它是审计工作的好帮手,其使用频率远远超过了其他办公类软件。随着审计工作电算化程度的不断提高,无纸化的办公模式必将成为未来的发展趋势。但仅就目前而言,我们在日常审计工作中经常使用的Excel软件功能通常还局限在加减乘除的简单运算,常使用的也仅是SUM、AVERAGE、IF等一些较为简单的公式函数。笔者将在本文中介绍一些平时使用率相对较少,而一旦掌握后将大幅提高审计工作效率的l功能。
一、Excel与Word软件的超衔接
在出具审计报告时,若需修改word版财务会计报告附注,每位审计工作者一定十分头疼。手工修改既繁琐又容易出错。不但要花费大量时间,还增加了校对的工作量。那么,是否能够在Excel审定数据确定后,就自动生成Word版的财务会计报告附注呢?笔者认为,通过运用Excel的自动运算功能来避免手工计算的错误,同时,通过Excel与Word软件之间建立数据衔接引用,可大幅度地简化财务会计报告附注的修改过程,提高审计的工作效率。其实,自 Microsoft Office 2002版开始,已增加了Excel与Word软件的数据衔接功能。当在Word报告附注中粘贴Excel数据表格时,其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮,只需选中“保留源格式并衔接到Excel”即可。如图1所示。
运用该方法制作的表格,当被选中时,背景色呈灰色。若单击鼠标右键,列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能。通过该“更新衔接”功能,就能实现Excel与Word的数据更新衔接,如图2所示。
系统的默认衔接状态是“自动衔接”到Excel,当Word文件中衔接至Excel的表格较多时,通常打开该文件速度会较慢。上市公司的财务会计报告附注表单信息量往往较大,这一点就显得尤为明显。所以,笔者建议使用“手动衔接”设置(单击鼠标右键,弹出如图2的菜单条,选中“衔接的 工作表 对象”→“衔接…”),弹出“衔接”菜单界面,如图3所示。
我们在“所选衔接的更新方式”中将默认的“自动更新”变更为“手动更新”方式。这样Word文档与Excel文件并非时刻保持数据更新,不必占用 “宝贵”的内存,可提高文档的操作运行速度。
熟练掌握该方法后,除了财务会计报告附注外,尽职调查、资产评估等业务,凡是在Word文档中需要摘抄EXCEL数据的工作都将有其用武之地。目前,实务中出具审计报告的大致工作流程是:编制审计底稿→合并报表→编写审计报告。报告附注中有大量数据,通过采用上述衔接方法后可大幅度地缩短工作时间。同时,Word文档与Excel文件进行衔接的准备工作,可不必安排在审计完成阶段进行,完全可以提前进行准备。通过对现有工作流程的再造,将原先摘抄数据的工作时间前置,不仅提高了审计工作效率,还为紧张的年审工作争取了宝贵的时间。
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