Word使用效率翻倍的技巧
word 是学生和职场人士最常用的一款软件之一。但一旦遇到较复杂的排版情况,很多人可能被折磨得发狂。在一次次受虐之后,发出一声感叹——Word真™难用!但是,只要你掌握Word的核心技巧,工作就不再是煎熬!
01 批量复制粘贴格式
如果要把标题一的格式复制给其他标题,该怎么做呢?
大多数人都知道用格式刷,但是操作过程是这样的:
① 选中标题一
② 单击格式刷
③ 点击标题二
④ 再次选中标题一
⑤ 再次点击格式刷
⑥ 点击标题三
……
循环重复,直到全部刷完为止
但是很多人竟然不知道:格式刷还可以连刷!
选中标题一后,双击格式刷,就能省去重复点击格式刷的.操作,直接把格式刷给其他标题。
(PS:PPT中的动画刷也能双击后连刷)
但是复制粘贴格式,我更喜欢直接用快捷键。众所周知,Ctrl C / V 是用来复制粘贴内容的。但又有多少人知道,加上 Shift 键后他们会变成什么。
用快捷键的好处,按下C后,格式直接保存在后台,需要用时按一下V。即使复制后,中间有做过其他编辑操作,仍然可以继续粘贴。而在跨页面粘贴格式时,不用担心意外退出格式刷。(PS:PPT中也可以用哦)
但是即使用 Ctrl shift V,还是要一次次选中目标对象,把格式粘贴过去。如果我有10个标题,还是要操作10次。
有没有办法可以一次就批量完成格式复制粘贴呢?
有!Word里边非常神奇的一个功能,叫 选中格式相似文本
02 批量选中格式相似文本
先 Ctrl Shift C 把标题一的格式复制到后台。然后点击标题二,再点击下图所示的按钮,把所有标题选中。
再Ctrl Shift V一下就能全部搞定。
要提高操作效率,最有效的,是掌握一个重要心法:重复的操作必有批量完成的方法!如果有批量完成重复操作的意识,主动地去找解决方法,就能事半功倍。
① 要重复调整多个段落的格式 —— 批量选中,批量粘贴格式
② 要在页面顶部重复插入公司Logo —— 在页眉里插入Logo
③ 重复的错别字要全部修正 —— 替换法
……
如果你要开始写一篇很长的文档,比如论文、活动方案、标书等,下面这个技巧就一定要会!它是整个Word排版的核心,用好它,能够大大节省反复修改的时间。
03 样式管理-批量套用和修改的秘诀
先设置好1个一级标题的格式,然后点击右键【更新并匹配到标题1样式】,就将级别1的标题格式放到样式库中。
其他文字要使用1级标题的格式怎么办?只需要点击标题样式就可以直接套用!再继续输入文字,会自动变成标题1格式。
有了这个功能,就再也不用担心,BigBoss突然说
一级标题全部缩小一号,颜色全部换成喜庆大红色……
为什么?
因为全部一级标题都套用了标题1样式,只需要改其中一个标题的格式,然后右键更新匹配到标题1,全部一级标题的格式就全部改完,1秒钟搞定!
样式就相当于一个容器,把所有的格式(大小、行距、颜色、缩进、边框、底纹等等都包含在内)都打包放在了这个容器里,你需要用到时,点击一下,就把这些格式套在你所选的文字段落上。
只要先规划好各级文本的样式,在写作时就可以直接套用。这样就可以专心在内容编写上,而不用操心格式问题。
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