商务礼仪:接待礼仪
随着市场经济的蓬勃发展,彼此往来的商务活动日益频繁,接待工作也越来越规范。如果不懂这些规范礼仪,就会给客户造成不良印象,甚至错失合作良机。下面就跟随小编一起看看接待时需要注意哪些事项吧。
接待准备
接待的准备工作是为接待好客人而做的。要想使我们的接待工作做好,就必须事先详细了解客人的情况。主要是要弄清客人来访的目的、性别比例、职务级别、人数、是否有夫妇同行等。以便于做好充分的准备工作。
确定迎送规格
按照身份对等的原则,安排接待人员。对较重要的客人,应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送;亦可根据特殊需要或关系程度,安排比客人身份高的人士破格接待。对于一般客人,可由公司派懂礼仪、有礼貌、言谈流利的普通人员接待。
布置场所
接待场所就是通常所说的会客室。在客人到达前,要根据不同情况,把会客室精心布置一番。一般情况下,应先打扫卫生,整理摆放桌椅,适当准备一些水果、饮料、茶具、香烟等。如果是商业或其他公务会谈,还要准备一些文具用品和可能用得上的`相关资料,电脑、投影等,还可以在会客室里摆上一些鲜花。主人的精心、周到,能给客人以宾至如归的感觉。如果会客室物品乱放乱堆,不讲卫生,给人的第一印象就是心不诚、办事不认真。
接待工作
引导
招待人员带领客人达到目的地,应当有准确的引导方式。
1、走廊:招待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。
2、楼梯:当引导客人上楼时,应当让客人走在前面,招待人员走在后面,若是下楼时,应当由招待人员走在前面,客人在后面,高低楼梯时,招待人员应当注意客人的安全。
3、电梯:引导客人乘坐电梯时,招待人员先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门,到达时,招待人员按“开”的钮,让客人先走出电梯。
4、客厅:当客人走入客厅,招待人员用手指引,请客人坐下,看到客人坐下后,才行点头礼后分开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。
奉茶
我国国民习惯以茶水接待客人,常用奉茶的方法一般在客人左边用左手端茶奉上,而客人则用右手伸掌姿势进行对答礼仪,或从客人正面双手奉上,用手势表示请用,客人同样用手势进行对答(宾主都用右手伸掌作请的姿势)。奉茶时要注意先后顺序,先长后幼、先客后主。斟茶时也应注意不宜太满。俗话说"茶倒七分满,留下三分是情份"。这既表明了宾主之间的良好感情,又出于安全的考虑,七分满的茶杯非常好端,不易烫手。同时,在奉有柄茶杯时,一定要注意茶杯柄的方向是客人的顺手面,即有利于客人右手拿茶杯的柄。
会谈
认真倾听来访者的叙述。来访者都是为有事而来,因此要尽量让来访者把话说完,并认真倾听。
对来访者的意见和观点不要轻易表态。应思考后再表达观点,对一时不能作答的,要约定一个时间后再联系。
对能够马上答复的或可立即办理的事,应当场答复。不要让来访者等待,或再次来访。
正在接待来访者时,有电话打来或有新的来访者,应尽量让助理或他人接待。避免中断正在进行的接待。
对来访者的无理要求或错误意见,应有礼貌地拒绝。不要用过激的言语刺激来访者,使其尴尬。
送客
客人告辞,一般应婉言相留。客人要走,应等客人起身后,再起身相送,不可客人刚说要走,主人就站起来。送客一般应送到大门口。有些客人常常会带礼物来,对此,我们送客时应有所反应,如表示谢意,或相应地回谢一些礼物,决不能受之无愧似的若无其事,毫无表示。
送客时应按照接待时的规格对等送别,不能虎头蛇尾,无论双方目的是否达到,都要按接待规格送客,而且要作好交通方面的安排,如购买车票、船票、机票或者安排车辆等。如果客人临走时,主人不管不问,那就意味着交往关系破裂,或者表示对客人的不满。
商务礼仪的恰当运用,可以为公司塑造良好的企业形象,提高客户满意度。因此,遵循礼仪规范至关重要。当然对于经常外出拜访的销售人员来说,还要懂得拜访礼仪,下节将为大家讲解拜访客户礼仪。
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